Нотатки консультанта

Давайте поговоримо про групові робочі зустрічі, наради, корпоративні стаф-мітінги тощо.

По-перше, тому що вони стали частиною нашого повсякденного життя.

По-друге, тому шо більшість людей ненавидить мітінги – півдня працівники мають брати участь в якихось зустрічах, нарадах. консультаціях, зумінарах, а потім до опівночі роблять роботу, за яку їм власне і платять.

На моє питання, чи хтось в організації, де практикуються регулярні мітінги (наради) проходив спеціальне навчання як це правильно робити, я бачив тільки німий погляд і чув щось типу ….. ну, спеціального навчання ніхто не проходив, але всі роблять як прийнято на фірмі.

Я свого часу пройшов тематичний воркшоп у Сандри Джаноф і Марвіна Вейсборда – авторів технології Пошуку майбутнього і книги «10 принципів продуктивних зустрічей» і з того часу намагаюся ці принципи сам практикувати і допомагаю опановувати іншим. 

Цей набір порад буде стосуватися у першу чергу керівників, які організовують групові зустрічі і формують відповідну культуру в організації.

ЦІЛЬ ЗУСТРІЧІ

Мітінг/нараду/групову зустріч є сенс проводити з 3 причин:
■ Керівник/менеджер має декілька варіантів рішень, але не може прийняти, сумнівається, і потребує кваліфікованої допомоги, щоб зрештою прийняти рішення;
■ Керівник/менеджер уявлення немає, яким має бути рішення – йому треба його розробити;
■ Керівнику/менеджеру треба спланувати процес за участю людей, які мають бути залучені в процесі його виконання;

Іноді можна зібрати працівників, щоб повідомити їм щось важливе і побачити їх реакцію. Але для цього зараз є групові чати, пошта та інші канали звязку з працівниками, де реакцію непогано передають емоджі та різні смайлики.

Все, більше немає жодних причин тягнути людей на мітінги. Тому перед тим як організовувати групову робочу зустріч, спитайте себе, що ви хочете від людей:

■ Проконсультуватися
■ Придумати рішення
■ Добре все спланувати

Якщо ви не змогли потрапити в цей список – відмовляйтеся від свого задуму. Черговий мітінг непотрібний.

УЧАСНИКИ

В залежності від того, яка у вас ціль зустрічі, такі вам будуть потрібні учасники.

Консультування

Якщо у вас ціль проконсультуватися, то вам потрібні ті, хто можуть вам своєю експертизою пострахувати ризики прийняття неправильного рішення. Вам потрібні в першу чергу кваліфіковані, досвічені у вашому питанні люди. Зрештою, інколи їх не треба усіх разом збирати. Можна по черзі з кожним проконсультуватися і спокійно прийняти рішення. Але зараз швидкість вирішує, тому переважно треба швидко збирати тих, хто може привнести цінність в обговорення – понизити ризики, або створити додаткову привабливість рішення.

Розробка рішення

Очевидно, якщо ви опинилися в ситуації, коли ви не знаєте, що робити, ситуація комплексна, неоднозначна, тоді вам потрібні такі учасники:
■ Які мають мандат приймати рішення 
■ Які мають доступ до ресурсів
■ Які володіють експертизою, мають широкий кругозір і є достатньо поінформовані у сфері, яка вимагає нового рішення
■ Ті, на кому відібється рішення (кінцеві бенефіціари рішення)

В такій ситуації потрібно зібрати учасників, які утворюють системну єдність і можуть бути джерелом різнорідної інформації. Звичайно, така різнорідність породжує велику кількість конфліктів, тому до цієї справи залучають часто стороннього фасилітатора.

Планування

Для розробки плану, дорожньої карти, наступних кроків потрібні учасники (виконавці) відповідно до тої ролі, яку вони відіграють у процесі реалізації рішення. 

МЕТОД

Тепер поговоримо про те ЯК можуть проходити робочі зустрічі.

Фанатам онлайну це не сподобається.

Для ефективої реалізації усіх вище перелічених задач потрібні фізичні офлайнові зустрічі. І тут є просте пояснення – фізичні зустрічі дають набагато більше інформації від учасників, яка необхідна для прийняття рішення, ніж такі ж зустріч, але в ZOOM, TEAMS чи Skype в онлайн. Не подумайте, що я ретроград і ненавиджу всі ці сервіси, ні. Я вважаю їх ефективними для малих, однорідних груп, де учасники добре один одного знають, можуть відверто говорити і нічого не планують приховувати. Для різнорідних груп я б рекомендував за можливості офлайн-зустрічі. 

Стоп, але ж офлайн важко організовувати. Все правильно, офлайн – нова розкіш. Тому такі зустрічі є сенс організовувати тоді, коли вартість помилки вища за вартість організації такої зустрічі (тут менеджер має зрозуміти, що він має завжди рахувати гроші і час, який навідміну від грошей, не повернеш).

Ви вже знаєте, яка у вас ціль зустрічі, хто має бути учасником. Наступний крок – оцінити скільки вам треба часу на те, щоб отримати результат і у який спосіб ви будете досягати цього результату. На око ніколи не скажеш. Все може залежати від різних факторів. Від часу, коли ви організовуєте зустріч – зранку, коли голова свіжа, продуктивність вища – рішення може зявитися швидко. Післяобіду, коли організм вимагає відновлення, часу на групову роботу може піти більше. Інколи учасникам треба зробити паузу, переспати і з новими силами почати знову роботу. Вам як менеджеру вже на цьому моменті стає сумно, бо ви не розумієте, коли ви можете нормально спланувати таку зустріч. Все виглядає складним, заплутаним, з багатьма невідомими. В таких випадках, краще консультуватися з колегами, які регулярно стикаються з такими ситуаціями і вже мають набір методик для роботи з такими ситуаціями. Зрештою, це і є дизайн гропового заходу, його планування, щоб він досяг мети. І за це фасилітатори беруть оплату. 

ПІДГОТОВКА

Учасники, які запрошуються на групову зустріч, мають отримати всю інформацію, яка дозволить їм легко і швидко включитися у групову роботу:
■ програму зустрічі і її тривалість
■ Місце зустрічі і як дістатися
■ Формат роботи
■ Матеріали, які будуть обговорюватися

Учасники, яких запрошують на групову зустріч, мають ознайомитися з усіма матеріалами, якщо виникли питання – зясувати у того, хто запрошує, і підтвердити, що беруть участь у роботі у відведений у програмі час. Під час групової роботи немає виникати питань – тут було написано до 18:00, але я думав, що ми закінчимо раніше

FOLLOW UP

Учасники, які брали участь у груповій роботі, завжди мають отримати підсумки, протокол зустрічі з наступними кроками, про які домовили в ті терміни, про які домовилися тощо. Якщо учасник/ця не отримав заявленого листа/повідомлення/підсумків, наступного разу він/вона може і не прийти або імітувати свою участь.

Якщо ви не менеджер, а звичайний працівник, дочитали до цього моменту, що вам треба зробити, щоб робочі зустрічі, у яких ви бере участь, стали більш ефективними і не крали час ні в вас, ні в інших.

Алгоритм може бути такий (Питання для самоперевірки):
■ Яка ціль зустрічі? Не зрозуміла – не йду;
■ В якій ролі я йду на зустріч? Якщо я ніяк не впливаю на результат, я хочу відмовитися
■ Якщо я йду на зустріч, як виглядає моя підготовка? Що я маю прочитати, щоб бути готовим задіяти свій мозок для групової роботи?;
■ Якщо я піду, чи отримаю я продукт спільної групової роботи і коли?
■ Якщо я братиму участь у груповій роботі, я маю посунути всі поточні робочі задачі на пізніше і маю поінформувати свого супервайзера/менеджера, що терміни зсуваються, бо ж на носі важливий мінітінг.

Насправді, в організації групових зустрічей вистачає нюансів. Тут перелічені основні принципи, яких особисто я давно притримуюся. Мені здається, якщо їх дотримуватися, то кількість мітінгів в житті має суттєво зменшитися 🙂

А тут класна підбірка мемчиків, що означає – мітінги – це глобальний організаційнй баг. Чи фіча?