Технологія Відкритого Простору: інструкція для замовника

У цьому блогозаписі я вирішив скласти щось типу інструкції для замовника, який захоче організувати захід у форматі Відкритого Простору.

Передісторія
20-22 жовтня 2024 року у Києві за ініціативи Open Space Works Ukraine відбувся тренінг Working with Open Space Technology: Advanced Skill Building Workshop of the Genuine Contact™, який дозволив комусь глибше зануритися в цей метод, а комусь краще для себе зрозуміти як він працює, щоб використовувати у своїй роботі.

Минуле вже завершилося. Майбутнє – ще не настало. Все, що у вас є – це Зараз. Тож будьмо пильні!
Гарісон Оуен, автор Технології Відкритого Простору

Я хоч і давно практикую цей метод і теж свого часу проходив навчання у Лізи Хефт, але взяв для себе багато чого корисного у як у німецької фасилітаторки і тренерки Анни Кароліни-Тюрк, так і від учасників.

В мене в рамках цього тренінгу, була дивна роль. З одного боку, я був на стороні організатора (спонсора) заходу, з іншого – брав повноцінну участь і теж отримав свій сертифікат :).

Мабуть найкорисніша і найпрактичніша частина тренінгу, пов’язана була з організацією роботи з Замовником або як його називають в рамках цього методу – “Спонсором” – його підготовкою, супроводом (до, під час, після заходу).

Левова частка тексту взяти з тренінгових матеріалів Genuine Contact, які нам презентувала Анна-Кароліна Тюрк.

Тому я подумав, що цей блогозапис буде корисно надіслати замовнику, який вирішив скористатися технологією Відкритого простору для своїх задач. Бо крім оплати роботи фасилітатора/ки, в замовника буде ще чимало обов’язків :).

Поїхали!

Технічна документація для замовника (спонсора) групових зустрічей та зібрань за Технологією Відкритого Простору на 40 учасників

I. Огляд формату

Що таке Технологія Відкритого Простору?

Технологія Відкритого Простору (Open Space Technology) – це методологія зустрічей, яка допомагає окремим людям і групам ефективніше працювати в умовах швидких змін, розвиваючи навички безперервного навчання та спільного вирішення проблем. Вона створює умови для розкриття максимального потенціалу кожного учасника та організації загалом під час зустрічей.

Цей підхід дозволяє організаціям використовувати знання, досвід та інновації, які не завжди можна зібрати через менш відкриті процеси. Розроблена консультантом з організаційного розвитку Гаррісоном Оуеном, Технологія Відкритого Простору спрямована на розкриття духу організації, сприяючи творчості, швидким змінам та командній роботі. Її принципи та цінності створюють середовище, де можливі інновації, активне вирішення проблем та особиста залученість кожного учасника.

Проведення відкритого простору зумовлене наявністю для організації чи спільноти важливого і актуального питання, яке буде обговорюватися під час одного до трьох днів. Питання має бути ретельно сформульованим замовником за підтримки фасилітатора.

Питання має стосуватися актуальної, гарячої, часом суперечливої проблеми, яка містить потенційний конфлікт. Крім того, щоб знайти рішення чи відповідь на питання, потрібно залучити сторони з різними інтересами.

Одноденний відкритий простір сприяє доброму обміну ідеями та думками. Дводенний відкритий простір дає можливість вивчити з різних боків питання, щоб розробити найкращі рішення та рекомендації. Триденний відкритий простір дозволяє зануритися у проблему, розробити рекомендації та спланувати наступні кроки.

Зустріч у форматі відкритого простору немає фіксованої програми, не містить виступів експертів та презентацій. Під час проведення відкритого простору відсутні регалії, титули, посади.

Учасники самі беруть на себе відповідальність за перебіг та результати заходу. Під час перших двох годин, учасники за допомогою фасилітатора формулюють порядок денний. Початковий опір або невизначеність зникають, учасники стають більш розкуті і готові ініціювати теми для подальших обговорень. Група з 100 учасників ініціює в середньому до 30 тем у рамках центральної теми.

Результати обговорень під час відкритого простору документуються, а по завершенню заходу кожен учасник отримує книгу, яка містить протоколи всіх обговорень з контактами ініціаторів обговорень.

Коли застосовувати Технологію Відкритого Простору

Коли організації потрібен заряд енергії та мотивації
Коли необхідне швидке, креативне планування
Коли організація стикається з викликами, що вимагають негайних дій
Коли потрібно покращити комунікацію чи вирішити різноманітні питання
Коли організація перебуває на початковій стадії і потрібно швидко розвинути бачення та структуру
Коли необхідно залучити різноманітні інтереси або отримати зворотній зв’язок від широкої аудиторії

У рамках зустрічей за Технологією Відкритого Простору учасники можуть навчитися ризикувати, формувати практичні бачення, відповідати за власні теми для обговорення та організовувати роботу в командах, підвищуючи усвідомленість і креативність.

Практичне застосування

Відкритий простір використовується для:

консультацій з зацікавленими сторонами
пошуку організаційних рішень під час невизначеності
створення мереж на місцевому, регіональному та міжнародному рівні
створення синергії серед представників різних зацікавлених сторін
злиття компаній
пошуку творчих рішень, наукових досліджень та розробок
вирішення технічних проблем
обміну баченням
відкриття подій для проектів та програм або процесів змін у великих організаціях,
планування проектів у громадах

Дизайн, підготовка, логістика, використання результатів

Залежно від потреб організації, зустріч у форматі відкритого простору може тривати один, два або три дні:

Одноденна зустріч підходить для визначення ключових питань та можливостей і стимулює відповідальність за зміни. За певних умов можна провести коротшу зустріч, тривалістю близько чотирьох годин.
Дводенні чи триденні зустрічі дають учасникам час і простір для глибшого обговорення, визначення пріоритетів та планування подальших дій. Такий формат можна адаптувати до одноденної зустрічі, якщо розділити її на два півдні з перервою на ніч (наприклад, з 13:00 до 17:00 першого дня та з 8:30 до 12:30 другого дня).

Приміщення та обладнання

Для проведення зустрічі необхідні такі приміщення:

Основна кімната з великою вільною стіною для розміщення матеріалів. Стільці розташовуються по колу або концентричними колами для полегшення взаємодії.
Окрема кімната для прийому їжі – за відсутності такої можливості можна організувати буфет у головній кімнаті.

Особливості зустрічі у форматі Відкритого Простору

Перед зустріччю важливо продумати організаційні деталі для досягнення довгострокових результатів. Після заходу варто також обговорити, як максимально ефективно використати отримані результати.

Основні риси зустрічі:

Розташування стільців у колі без столів, що сприяє комунікації.
Роль фасилітатора полягає в тому, щоб відкрити простір та підтримувати його відкритим протягом зустрічі.
Формування порядку денного відбувається учасниками у процесі зустрічі.
Чотири принципи та один закон формату допомагають учасникам сфокусуватися на завданні, визнаючи, що вся необхідна мудрість для вирішення проблем присутня в залі.
Ключові фактори успішної зустрічі – це пристрасть та відповідальність учасників.

Відео: https://vimeo.com/218813499

Приклади застосування Технології Відкритого Простору в Україні

Open Business Space

Open Business Space у Буковелі – можливість керівникам та власникам бізнесів обмінюватися ідеями, налагоджувати співпрацю, розробляти нові проекти, можливості для бізнесу. Захід у форматі Відкритого Простору дав учасникам свободу ініціювати дискусії на актуальні для них теми, обговорювати виклики, ділитися успішними практиками та формувати спільні проєкти, спрямовані на розвиток бізнесу та економічне зростання.
Фінансування: за рахунок учасників та групи Owners for Owners
Учасники: генеральні директори та власники бізнесів
Місце проведення: Буковель
Фасилітатори: Тарас Тимчук, Лада Каневська.
Спонсор: Марічка Артиш
Дата: початок березня, щороку, 2016-2019

Форум з розробки рішень у сфері протидії дезінформації

Форум у форматі Відкритого Простору був зосереджений на обговоренні сучасних викликів у сфері дезінформації та методів її протидії. Учасники, включаючи експертів з медіа, ІТ та громадських організацій, спільно аналізували вплив дезінформації, обмінювалися успішними стратегіями та розробили нові інструменти для захисту інформаційного простору та підвищення медіаграмотності.
Спонсори: Google, Jigsaw
Учасники: ІТ-спеціалісти, представники медіа, представники НУО, експерти з питань дезінформації
Місце проведення: Київ, Україна
Фасилітатори: Тарас Тимчук, Олександра Целіщева
Дата: 5-6 грудня 2018

Проблема раннього залучення або як отримати перші 100 користувачів?

Спонсори: Approval Studio, Hub24
Учасники: ІТ-фахівці, продакт-менеджери
Місце проведення: Київ, Україна
Фасилітатор: Тарас Тимчук
Дата: 19 січня 2019

Як муніципалітети можуть забезпечити стійкість у реагуванні на виклики воєнного часу та зберегти стратегічний курс протягом наступних 12 місяців.

Спонсор: Проєкт «Управління та місцева підзвітність» (HOVERLA)
Фінансування: USAID
Учасники: муніципальні службовці, представники НУО, лідери громад, експерти HOVERLA
Місце проведення: Київ
Фасилітатори: Таня Данилів, Мар’яна Завійська, Тарас Тимчук
Дата: 23-25 липня 2024

Розробка спільного бачення системи громадської безпеки та планування дій

Спонсор: Асоціація громад партисипативного розвитку
Фінансування: ПРООН
Учасники: представники поліції, НУО, Державної служби України з надзвичайних ситуацій, лідери громад, муніципальні службовці, молодіжні представники
Місце проведення: Полтава
Фасилітатор: Тарас Тимчук
Дата: 11-12 липня 2024

Стратегія громади Мишкове-Погорілове 2024-2027: Які нові процеси, заходи, ініціативи та проєкти допоможуть громаді відновитися від негативних наслідків війни та стати більш згуртованою, безпечною і привабливою для життя та розвитку бізнесу?

Спонсор: ГО «Південь» (Миколаїв)
Фінансування: Мережа правового розвитку / FCDO
Учасники: жителі різних населених пунктів громади Мишкове-Погорілове, керівники освітніх закладів, представники молодіжних ініціатив, організації громадського бюджету участі та місцевого бізнесу
Місце проведення: Миколаїв
Фасилітатор: Тарас Тимчук
Дата: 18-19 січня 2024

Що має включати комплексна міська програма громадянської та професійної освіти дорослих, щоб кожен міг брати участь у житті громади Мелітополя: зміст, фахівці, фінансування та зацікавлені сторони?

Спонсор: Центр освіти дорослих «Перший» (Мелітополь)
Фінансування: ПРООН/ЄС
Учасники: викладачі для дорослих, представники організацій громадянського суспільства, активісти
Місце проведення: Мелітополь
Фасилітатор: Тарас Тимчук
Дата: 17-18 вересня 2020

Які проєкти та послуги можуть допомогти перетворити бібліотеку та будинок культури на активний громадський простір нашої громади?

Фінансування: GIZ
Учасники: члени громади, освітяни, медіа, представники місцевої влади, муніципальні менеджери, підприємці, молодь, представники НУО
Місце проведення: Петропавлівка, Дніпропетровська область
Фасилітатори: Тарас Тимчук, Мар’яна Завійська
Дата: 17 квітня 2019

Більше прикладів: https://openspace.works/os/reports

II. Цілі заходу

Мета, конкретні цілі та очікувані результати заходу в форматі відкритого простору визначаються спонсором заздалегідь, у підготовчій зустрічі перед подією. Під час цієї зустрічі спонсор працює разом із фасилітатором, щоб обговорити такі аспекти:

Передісторія та очікування: Обговорюється, що передувало заходу та які зміни очікуються після його завершення. Це допомагає визначити, як захід вплине на організацію в цілому.
Визначення теми та «Даностей»: Спонсор формулює тему заходу, яка має відображати основні питання та виклики організації, але водночас залишатися відкритою для обговорення. Також обговорюються «даності» — обмеження або незмінні умови, що встановлюють рамки заходу (наприклад, бюджет, структура, закони).
Вибір правильного часу та теми: Важливо врахувати етап життєвого циклу організації, рівень стресу чи втрати в колективі, а також поточні потреби. Це допомагає уникнути невідповідності між темою заходу та актуальними потребами організації .

Таким чином, спонсор має вирішальну роль у формуванні теми, цілей та очікуваних результатів заходу, що забезпечує ефективність процесу та його вплив на організацію

III. Підготовка простору

Підготовка простору включає спільну роботу фасилітатора, адміністратора приміщення та спонсора для створення комфортного середовища, що включає розміщення меблів, ресурсів, матеріалів для нотаток (папір, маркери тощо), робочих локацій, харчування під час заходу, кондиціонування тощо.

Вимоги до приміщення (для заходу на 40 учасників)

Кондиціонована однорівнева конференц-зала, в якій можна розмістити велике коло з 40 учасників. Зала повинна бути без колон, перегородок, сходинок. Розмір кімнати – не менше 100 м²
Приміщення для матеріалів (закрите від основної зали)
Наявність робочих стін та можливість вішати плакати на малярній стрічці (попередньо отримати на це дозвіл, щоб уникнути непорозумінь під час безпосередньої підготовки приміщення) або пін-борди
Можливість розмістити 5-6 робочих місць. Біля кожного робочого місця має бути можливість розмістити 6-8 стільців та фліпчарт

Вільний доступ до приміщення, наявність всіх матеріалів та обладнання для проведення заходу має бути забезпечений для команди фасилітаторів напередодні заходу з 15:00.

Обладнання та матеріали (часто адаптується фінальний список)

Надаються місцем проведення:

40 стільців, які можна вільно та легко пересувати
1 великий стіл для роботи фасилітатора
6 фліпчартів
5-6 пінбордів (робочі стіни, на яких можна кріпити матеріали малярною стрічкою)

Надаються місцем замовником (або забезпечуються логістичним підрядником):

Килим (2х3) для того, щоб розмістити матеріали і учасникам було зручно писати свої питання та теми для обговорень
Ручки із тонким стрижнем (0,4 мм): 20 чорних ручок
Ручки із тонким стрижнем (0,4 мм): 10 червоних ручок
10 планшеток розміру А4
10 картонних коробок для протоколів розміру А4 (висота 10 см.)
3 блокнотів формату 660 х 990 мм для фліпчарту (по 20 шт. в упаковці)
2 рулони малярної стрічки
Стікери (130 мм у довжину)
Папір жовтий А3 (80г/м2), 50 шт.
Папір А4 (80 г/м2), 100 шт.
Бланки протоколів обговорень, А4, 100 шт.
Бланки протоколів планування наступних кроків, А4, 30 шт.
Стікери самоклейні, 12,5 см х 7,5 см, 8 різних кольорів

Надаються командою фасилітаторів:

Маркери фасилітаторські, кольорові, 10 мм: чорний, зелений, синій, червоний
Дзвіночки

Харчування учасників

Харчування учасників під час перерв організовується за принципом шведського столу. Меню складається з кави, чаю, мінеральної води, фруктових соків, нарізаних сезонних овочів, горіхів, сухофруктів. Важливо, щоб їжа була легкою та вітамінною, а також, щоб її можна було тримати на повітрі (вона не псується і не обвітрюється).

IV. Підготовка учасників

Для запрошення та підготовки учасників до заходу у форматі Відкритого Простору, можна скористатися наступними порадами:

Надішліть інформацію заздалегідь: Включіть у запрошення короткий опис формату. Також зазначте основну тему, яку встановив спонсор, та «даності» заходу – обмеження чи умови, які не можуть бути змінені.
Поясніть очікування: Учасники повинні розуміти, що вони можуть самостійно організовувати свої обговорення та рухатися між групами. Поясніть, що успіх заходу залежить від їх активної участі та відповідальності за внесок.
Введення в ролі: Ознайомте учасників із роллю фасилітатора, який не втручається в процес, але допомагає «відкрити простір» і підтримувати його. Учасники можуть брати на себе ініціативу, виступати лідерами у власних обговореннях.

V. Орієнтовна програма

День 1.

День 2.

09:30 Реєстрація учасників. Вітальна кава
10:00 Відкриття (Спонсор). Правила роботи. Формування порядку денного (Фасилітатор)
11:00 Сесія 1. Робота у паралельних групах
12:30 Обід
14:00 Сесія 2. Робота у паралельних групах
15:30 Сесія 3. Робота у паралельних групах
17:00 Вечірні новини. Групова рефлексія
17:30 Кінець першого дня

9:30 Ранкові новини
10:00 Сесія 4. Робота у паралельних групах
11:30 Сесія 5. Робота у паралельних групах
13:00 Обід. Галерея протоколів
14:00 Планування дій
16:00 Презентація дій
17:00 Завершальне коло
17:30 Кінець

Програма адаптується відповідно ресурсних можливостей спонсора, учасників тощо.

VI. Сфери відповідальності: замовник (спонсор), фасилітатор, учасники

Замовник (“Спонсор”)

Спонсор у форматі Відкритого Простору відіграє ключову роль на етапі підготовки та реалізації зустрічі. Його завдання включають:

Визначення теми та мети зустрічі: Спонсор спільно з фасилітатором визначає загальну тему, яка буде спрямовувати обговорення. Ця тема повинна відображати актуальні потреби та завдання організації.
Встановлення «Даностей»: Спонсор задає параметри чи обмеження (так звані “даності” або “givens”), які є незмінними для заходу. Це можуть бути бюджетні обмеження, часові рамки, структурні умови тощо. Ці даності допомагають учасникам зрозуміти межі, в яких вони можуть працювати.
Підтримка процесу самоорганізації: Після того як спонсор встановив тему і даності, він повинен дати учасникам повну свободу діяти в межах цих рамок. Спонсор має залишити контроль над процесом і дати учасникам можливість самостійно приймати рішення, обговорювати і реалізовувати ідеї.
Наступні кроки: Після завершення зустрічі спонсор разом з фасилітатором переглядає результати та обговорює, як найкраще реалізувати досягнуті домовленості та ідеї, підтримуючи їх втілення на практиці.

Таким чином, роль спонсора включає як стратегічну підготовку, так і підтримку процесу реалізації після зустрічі. Він допомагає забезпечити, щоб обговорення та результати були корисними для організації та мали практичний вплив на її діяльність.

Фасилітатор

Фасилітатор у форматі Відкритого Простору має завдання допомогти спонсору спланувати, відкрити простір для участі та забезпечити його підтримку протягом зустрічі. Його роль полягає в тому, щоб «тримати простір», забезпечуючи мінімальне втручання у процес. Завдання фасилітатора включають:

Підготувати простір для роботи – фасилітатор, як правило напередодні заходу, координує / організовує простір для роботи учасників.
Відкриття простору – фасилітатор починає зустріч, пояснюючи правила та принципи, такі як чотири основні принципи та закон мобільності.
Створення умов для самоорганізації – фасилітатор допомагає учасникам організувати обговорення, проте не втручається в сам процес обговорень.
Підтримка атмосфери довіри та відповідальності – фасилітатор наголошує на важливості пристрасті та відповідальності кожного учасника, що сприяє ефективній взаємодії.
Мінімальне втручання – фасилітатор не контролює процес і не переходить між групами. Він втручається лише за наявності серйозних порушень процесу, наприклад, якщо хтось намагається «закрити простір».

Ця роль вимагає розуміння суті формату Відкритого Простору, щоб уникнути будь-яких дій, які можуть обмежити відкритість або знизити рівень участі.

Учасники

Учасники Відкритого простору мають активну роль у забезпеченні успіху зустрічі. Вони не лише є спостерігачами, але й відповідальними творцями процесу. Основні завдання учасників:

Формування порядку денного: Кожен учасник може ініціювати теми для обговорення, що дозволяє сформувати порядок денний, виходячи з реальних потреб та інтересів усіх присутніх.
Дотримання принципів та закону мобільності: Учасники OST керуються чотирма принципами і Законом Мобільності, які дозволяють їм вільно переходити між групами, де вони відчувають, що можуть навчитися або внести свій внесок .
Відповідальність за результати: Кожен учасник несе відповідальність за активну участь та реалізацію ідей. Це означає, що вони повинні бути готові як до внесення своїх ідей, так і до втілення обговорених планів у практичні кроки.

Таким чином, роль учасників є центральною для успішного проведення зустрічі, оскільки вони надають життєву силу процесу і забезпечують його динаміку.

VII. Документація результатів

Після завершення заходу, фасилітатор протягом 48-72 годин готує документацію відкритого простору, передає її спонсору для подальшого надсилання учасникам заходу. Документація містить огляд заходу, ключові напрацювання учасників, контакти для подальшої підтримки і зв’язку.

Зразок документації: https://openspace.works/os/reports

VIII. Бюджет

Орієнтовні часовитрати на оплату послуг фасилітатора для заходу до 40 учасників. Для детального фінансового планування, варто консультуватися з фасилітатором. Залежно від того який у фасилітатора рейт, фінансові умови, залежатиме кінцевий вигляд кошторису на оплату праці фасилітатора.

Підготовка

Визначення теми, цілей заходу: 1 день
Підтримка та консультування команди замовника: 1 день
Розробка матеріалів: 0,5 дня
Підготовка локації: 0,5 дня

Проведення

Відкриття, фасилітація заходу, документування результатів: 2 дні
На цьому етапі можливе залучення асистентів (1-2 асистенти, на 3 дні)

Оцінка заходу та наступні кроки

Підготовка звіту: 1 день
Оцінка заходу та наступні кроки: 1 день

Таким чином, 2-денний відкритий простір, це десь 7 робочих днів 1 фасилітатора. Буває, що для заходу потрібно більше фасилітаторів, тому кошторис може помножитися вдвічі.

Де взяти фасилітатора Технології Відкритого Простору?

Open Space Works Ukraine: https://openspace.works/os

Міжнародна спільнота практиків Відкритого простору: https://www.openspaceworldmap.org/

Якщо цікавить цей формат і є бажання спробувати, пишіть сюди

Нотатки консультанта