Нотатки консультанта

На цей блогозапис мене наштовхнуло оце оголошення.

Але були ще запити протягом грудня про пошук фасилітатора для якогось воркшопу, публічної події, нетворкінг-зустрічі. І в людей, які до мене зверталися не виникло питання, що щось тут не так.

Чому знайти і залучити фасилітатора “на завтра” чи навіть наступного тижня – це проблема:

• Підготовка: Фасилітатору потрібно час для ознайомлення з компанією, організацією, її цілями, викликами та учасниками сесії. Все це потрібно зробити, щоб здизайнити активності, які можуть забезпечити очікування замовника щодо результатів (які мають бути проговорені, узгоджені, реалістичні, досяжні). Зрештою, кожен має зробити свій шматок роботи – фасилітатор свою, замовник свою, учасники – свою. Швидка підготовка може призвести до низької якості послуги, а відповідно хто винен – правильно, фасилітатор. Тому якщо немає часу на цю підготовчу роботу, професійний фасилітатор каже “ні, дякую.”
• Логістика: Пошук, переговори та організація роботи фасилітатора за такий короткий термін є складним завданням, особливо якщо потрібен фахівець з вузькою спеціалізацією. Важливим моментом роботи фасилітатора є забезпечення комфортних, безпечних умов для роботи усієї групи. Якщо захід відбувається в час високої ділової активності, особливо в умовах війни, обстрілів, де треба запезпечити і умови для продуктивної роботи і безпеку учасників – може банально не бути таких локацій. Але логістика йде після дизайну програми і розуміння контексту задач, які, якщо не пропрацювати, то до логістики можна і не дійти.
• Якість: Фасилітатор, який погодиться на таку роботу, може бути не найкращим вибором, оскільки висококваліфіковані спеціалісти зазвичай мають наперед запланований графік. А так і є, особливо якщо говорити про спеціалізацію фасилітаторів – як правило нішеві фасилітатори мають достатньо спланований наперед графік, щоб мати час для роботи і для відновлення між заходами, які забирають багато енергії.
• Контрактування: знайти фасилітатора – це ще півсправи. Але більшість замовників таких послуг в Україні мають свої внутрішні процедури закупівель. Починаються танці з бубнами, щоб затвердити кошторис, пройти коридор нерозуміння “А чому так дорого і чому так багато треба зробити підготовчої роботи?”. Врахуйте ще момент звітування. Фасилітатору треба зрозуміти чим, як, коли він/вона звітує, чи не буде накладок з іншими заходами. Моя порада: “нема контракту – нема дискотеки”. Краще відмовитися від такої пропозиції, хіба чек в 10 разів вищий, ніж ваш середньостатистичний контракт на фасилітацію (ціна ризику).

Що можна зробити в такій ситуації:

1. Відкласти сесію: Найбільш раціональне рішення – перенести сесію на більш пізній термін, щоб мати достатньо часу на пошук та підготовку фасилітатора.
2. Скористатися внутрішніми ресурсами: Якщо в організації є досвідчений менеджер або співробітник з хорошими комунікативними, фасилітаційними навичками, можна доручити йому роль фасилітатора.
3. Швидкий пошук серед знайомих: Звернутися до партнерів, колег або друзів, які можуть порекомендувати фасилітатора, з яким вони вже працювали.
4. Опублікувати термінове оголошення: Розмістити оголошення на спеціалізованих платформах, в соціальних мережах, направити його до фасилітаторів, з якими організація раніше співпрацювала. Тут ключове питання – вже раніше працювала – він/вона знає вашу організацію, її приколи, розцінки, вони знають вас. Але як правило, організації, які терміново шукають собі фасилітатора для стратегічно важливих справ, є дуже стрьомними, бо погано планують свою роботу, і ймовірно будуть незадоволені розультатами роботи фасилітатора.

Важливо розуміти, що якість проведення стратегічної сесії безпосередньо впливає на її результати. Швидкий пошук фасилітатора може призвести до того, що сесія буде неефективною та не досягне поставлених цілей. Замовник буде вважати, що фасилітація це якась модна фігня, а фасилітатор, навіть якщо щось заробить, не матиме майбутніх повторних замовлень, бо замовник і учасники дали негативні оцінки такій практиці. Це не точно, але дуже ймовірно.

Резюме

Швидкий пошук фасилітатора для стратегічно важливої події – це головний біль для усіх учасників процесу.

Якщо ви як замовник зрозуміли, що вам такий спеціаліст потрібний “на завтра/наступного тижня” – подивіться на своє планування. З ним точно щось не те.

Якщо ви як фасилітатор погоджуєтесь на такі авантюри, ви дуже сильно ризикуєте – як своєю репутацією, так і репутацією цього фаху та своїх колег.

Якщо ви бачите таке оголошення, то ймовірно, такий спеціаліст вже знайдений і це лише формальна імітаційна вимога з боку донора провести тендер з відбору постачальника послуги фасилітації. А ви своєю пропозицією на таке оголошення легітимізуєте цей фейкотендер.

Колись якось я прийшов в один заклад спробувати чай. Заклад спеціалізується саме на чайних церемоніях, дає змогу відчути смак коштовного, але смачного чаю.

Спочатку хлопець-офіціант мене посадив за стіл. Потім через 5 хвилин прийшов інший офіціант і сказав:
– Вибачте, ми не можемо подати вам чай. Перепрошую
– Чому ж це, цікаво?
– Тому що ми закриваємось через півгодини, а щоб насолодитися нашим чаєм, треба приблизно годину. Ви заплатите немалі гроші, не відчуєте смак, і більше до нас не прийдете. Ми в цьому не зацікавлені. Тому змушені вам відмовити зараз і запрошуємо в інший час.
– Але ж ви можете мені продати чай додому?
– Так, звісно! Який ефект вам потрібний? Спокій? Концентрація? Розслаблення?
– О, це вже інша історія

p.s. З того часу я стабільно відвідую цей заклад, щоб купити додому чаю. 1000 гривень на місяць залишаю в цьому місці.

Відмовляти – не так вже й погано. Просто треба це робити стратегічно правильно.