Звіт за результатами Відкритого простору “Як зробити більш результативною співпрацю між органами виконавчої влади та громадськістю в процесі прийняття рішень?” [з архіву]

Відкритий простір відбувся 15 вересня 2018 року у рамках ІІ Національного форуму фахівців органів виконавчої влади з питань комунікацій з громадськістю.

Це зразок звіту, який наша команда фасилітаторів OSWC зазвичай готує замовнику за результатами заходів.

---

Вступ

Назва заходу: Відкритий простір “Як зробити більш результативною співпрацю між органами виконавчої влади та громадськістю в процесі прийняття рішень?”
Формат: Відкритий простір
Дата проведення: 15.09.2018
Місце проведення: Готельний комплекс Пуща Лісова, с. Мощун, Київська область
Фасилітатори: Тарас Тимчук, Мар’яна Завійська
Кількість учасників: 90
Цілі заходу:
◼︎ Виявити проблемні питання, які стримують ефективність використання інструментів організації публічних консультацій з громадськістю у процесі прийняття державних рішень та розробити практичні рекомендації для керівників профільних департаментів центральних органів виконавчої влади для підвищення результативності взаємодії ЦОВВ з громадськістю;
◼︎ Спробувати у якості практичного інструменту організації публічних консультацій з громадськістю технологію відкритого простору;
◼︎ Налагодити обмін досвідом та підготувати грунт для співпраці середу часників
◼︎ Спланувати нові ініціативи, проекти, які допоможуть підвищити результативність співпраці органів державної влади та громадськості.

У рамках виконання зазначених завдань, консультантом були виконані такі види робіт:

Дизайн програми
Консультантами було проведено дві орієнтаційні зустрічі (10.07.2018 та 31.07.2018). Під час цих зустрічей спільно з представниками СКМУ та Координатором проектів ОБСЄ були визначений фокус заходу, очікувані результати, та групи стейкхолдерів, яких варто залучити для участі у відкритому просторі. За результатами зустрічі Консультантами була розроблена програма 2-го дня Форуму.

Підготовка учасників
Консультантами було запропоновано формат листа-запрошення та додаткової інформації, яку слід надіслати учасникам, щоб підготуватися до участі у заході у запропонованому форматі, а також перелік технічних умова, необхідних для успішного проведення заходу. Протягом усього часу підготовки до заходу представникам СКМУ та Координатора проектів ОБСЄ надавалася технічна та інша додаткова інформація, необхідна для проведення заходу.

Підготовка приміщення та умов для роботи
Підготовка матеріалів та облаштування приміщення було здійснене консультантом 14.09.18 відповідно до стандартів проведення заходу у форматі відкритого простору.

Фасилітація відкритого простору
У другий день Форуму, 15.09.2018 консультанти відповідно до програми забезпечили фасилітацію заходу та підтримку умов для продуктивної роботи учасників. Як результат, учасники змогли ініціювати та обговорити 23 дискусійні теми та 6 нових проектів.

Обробка результатів та підготовка звіту
Після завершення заходу, 17.09.2018, консультантами було підготовлено електронну версію книги результатів відкритого простору та надіслано представникам СКМУ та Координатора проектів ОБСЄ в Україні. Інформація про результати заходу в цей день також з’явилася на профільному ресурсі про використання технології відкритого простору в Україні

Участь у заході взяли:

◼︎ Керівники відповідальних за комунікацію з громадськістю центральних органів виконавчої влади
◼︎ Керівники відповідальних за комунікацію з громадськістю регіональних органів виконавчої влади
◼︎ Представники національних та локальних інститутів громадянського суспільства України, які беруть участь в публічних консультаціях

Робота учасників відкритого простору відбувалася за такою програмою:

◼︎ Представлення цілей і завдань відкритого простору
◼︎ Представлення формату роботи
◼︎ Ініціювання учасниками тем та питань для обговорення
◼︎ Обговорення ініційованих питань
◼︎ Робота у дискусійних групах
◼︎ Презентація результатів роботи дискусійних груп у форматі галереї
◼︎ Рефлексія
◼︎ Планування наступних кроків у малих групах
◼︎ Підсумкове коло

Результати

1.1. Досягнення очікуваних результів

Очікуваний результат: 
підвищення рівня мотивації та кваліфікації фахівців органів виконавчої влади з питань комунікацій з громадськістю;

Під час підготовки до заходу серед фахівців органів виконавчої влади з питань комунікацій з громадськістю СКМУ було проведене опитування. Предмет опитування – барєри і труднощі в організації взаємодії з громадськістю під час публічних консультацій.

Основними викликами, бар’єрами і факторами, які знижують мотивацію працівників державних структур організовувати публічні консультаційї на думку опитаних є:

◼︎ Відсутність якісних пропозицій від представників інститутів громадянського суспільства (70,3%)
◼︎ Пасивність інститутів громадянського суспільства (48,4%)

Під час відкритого простору ці ж теми були підняті в різних формулюваннях учасниками. Обговорення цих питань відбувалося у форматі 9-ти паралельних малих самоорганізованих груп, в які входили як представники органів державної влади так і інститутів громадянського суспільства. Це дало змогу краще зрозуміти причину згаданих явищ:
◼︎ Оскільки змінився комунікаційний ландшафт (нові канали комунікації, нові форми, інша швидкість), інформація про ініціативи органів влади рідко вчасно доходить до ІГС, що створює враження пасивності в представників органів державної влади;
◼︎ Професійні представники ІГС, які можуть суттєво посилити управлінські рішення, часто не беруть участь в обговоренні, оскільки вважають формат консультацій недієвим. Чимало скарг серед учасників викликають громадські ради, які попри своє існування, рідко створюють додану вартість управлінським рішенням. Цілком можливо, що потребує перегляду концептуальний підхід до діяльності таких структур, а також формат організації їх роботи. Оскільки громадські ради налічують 40-80 учасників, виникає питання ефективної організації їх роботи, фасилітації групових обговорень у таких великочисельних групах;
◼︎ Слід зазначити, що з боку представників органів виконавчої влади, а з іншого, інститутів громадянського суспілсьтва існують стереотипи та упередження один до одного. Взаємодія цих секторів супроводжується взаємним ярликуванням, що не сприяє порозумінню та ефективній співпраці. Однак по завершенню заходу, учасники прийшли до висновку, що переважно, цілі в ІГС та органів влади перетинаються, і на перетину цих цілей можна будувати взаємовигідну співпрацю. Для цього потрібно формувати довіру, компетентність, вміння слухати і сприймати точку зору опонента чи партнера.Під час завершального кола, учасники подякували один одному за спільну роботу і в цілому висловлювали щире задоволення неочікуваними результатами. А зважаючи на кількість публічних подяк, оптимістичних згадувань від учасників про Форум у соціальних мережах, можна зробити висновок, що цього результату було досягнуто.

Очікуваний результат: 
Розробка рекомендацій щодо того, як зробити більш ефективною співпрацю між органами виконавчої влади та громадськістю в процесі прийняття рішень. Учасники ініціювали та обговорили 23 теми, пов’язаних з основним питанням відкритого простору:
◼︎ Як пояснити владі, що систематично працювати з громадськістю необхідно?
◼︎ Як обирати учасників обговорень?
◼︎ Як ліквідувати обов’язкові громадські ради?
◼︎ Як забезпечити участь кожного у прийнятті рішень?
◼︎ spilno.org
◼︎ Координаційна рада сприяння розвитку громадянського суспільства: у когопрацює?
◼︎ Подолання емоційного протистояння/напруження всередині громадського середовища, а також між владою та громадськістю
◼︎ Мотивація громадської ради здійснювати вплив на сферу
◼︎ Які показники результативності слід використати для оцінки органів влади успівпраці між органами влади та ОГС?
◼︎ Що обговорюємо: проекти актів чи/та проблеми державної політики?
◼︎ Як співпрацювати з громадськістю, яка вважає себе експертом в усіх темах? 
◼︎ Компетентність громадськості: як її досягти?
◼︎ «Я, диван і тапки» або «заслані козачки». Проблема ГО однієї людини, які за чужі гроші «вирішують» чужі і свої питання
◼︎ Забезпечення ефективного механізму врахування органом влади пропозиції громадськості та уникнення лобізму інтересів бізнес-груп; громадські ради – це інструменти формування рішень чи майданчики лобіювання окремих інтересів?
◼︎ Як активізувати громадськість до обговорення проектів рішень?
◼︎ Як організувати свою роботу із соціальними мережами (державного органу влади так, щоб цей канал став інструментом оперативного спілкування)? 
◼︎ Як навчити громадськість слухати, чути і досягти консенсусу у прийнятті рішень?
◼︎ Проблемні питання проведення громадської експертизи діяльності органів влади
◼︎ Як подолати пасивність громадськості?
◼︎ Формальні та неформальні механізми співпраці органів влади та громади
◼︎ Врахування пропозицій громадськості
◼︎ Хто має ініціювати питання до консультацій?
◼︎ Як визначити одну з найбільш дієвих інтерактивних технологій з метою активізації пізнавальної активності всіх учасників заходу, різного формату?

Учасники також ініціювали шість спільних проекти:

◼︎ Посилення участі громади у бюджетному процесі
◼︎Центр комунікації (взаємодії): влада-громада-бізнес для реалізації спільних ініціатив
◼︎ Створення реєстрів ІГС, експертів, установ для залучення до участі вобговоренні
◼︎ Навчальний відеокурс про публічні консультації (для державних службовців ідля громадськості)
◼︎ Експертне обговорення пропозицій та зауважень до ЗП «Про публічні консультації»
◼︎ Аналіз публічності проведення публічних консультацій з органами ЦОВВ, ОТГ

Електронна книга результатів містить блоки рекомендацій, які стосуються:

◼︎ зміни практик та формату проведення публічних консультацій;
◼︎ більш ретельної підготовки консультацій;
◼︎ внесення змін до законодавства, яке регулює процедури організації публічнихконсультацій з громадськістю;
◼︎ розвитку навичок у представників ІГС щодо їх участі у публічнихконсультаціях;
◼︎ розробки інструментарію, який би полегшив організацію публічнихконсультацій з ресурсними і потрібними фахівцями. Звісно, напрацювання учасників в електронній книзі за результатами відкритого простору – це матеріал, з якого можна розробити методичні рекомендації щодо організації публічних консультацій. Вцілому, цей блок завдань в рамках одного робочого дня теж був реалізований, хоча потребує доопрацювання для практичного застосування і масштабування.

1. 2. Спостереження
Під час проведення відкритого простору спостерігалась позитивна групова динаміка.

Учасники жваво заявляли теми для обговорень. Учасники розподілялися на рівномірні малі групи за інтересами; під час проведення відкритого простору не відбувалось групування за гендерною, професійною, віковою ознакою. Обговорення в дискусійних групах було відкритим.

Під час дискусій було помітно, що учасникам бракує знань про сучасні інструменти для проведення продуктивних зустрічей, а також розуміння того, які формати групової роботи можна використовувати для проведення публічних консультацій. Також корисними для учасників могли б бути методичні рекомендації з підготовки та проведення заходів для великих груп.

1.3. Співробітництво експертів з персоналом OSCE PCU

Взаємодію експертів з персоналом OSCE PCU слід вважати конструктивною. Персонал OSCE були активно залучені до визначення теми/питання відкритого простору, формування структури запрошених учасників, а також надали необхідну інформацію для дизайну програми заходу.

Разом з тим, слід відмітити, що представники логістичної компанії з значними затримками забезпечували команду фасилітаторів необхідним обладнанням (пін- борди, фліп-чарти, копіювальний пристрій), а також надавали недостовірну та викривлену інформацію щодо забезпезпечення команди фасилітаторів обладнанням.

1.4. Отримані результати

◼︎ Учасники змогли переконатися у дієвості такого нового формату для організації публічних консультацій з громадськістю як відкритий простір;
◼︎ Учасники змогли обмінятися практичним досвідом, навчитися один в одного, та налагодити нові зв’язки, які можуть бути корисними у їх роботі;
◼︎ Захід отримав розголос у соціальних мережах, привернув увагу в представників інших органів державної влади до нових форм роботи з громадськістю;
◼︎ Учасники, особливо представники органів державної влади, отримали емоційний поштовх для своєї роботи;
◼︎ Після заходу кожен учасник отримав напрацювання відкритого простору з списком контактів для подальшої спільної роботи у напрямку створення дієвих партнерств та використання результатів у роботі.

Висновки

Запропонований формат Форуму – комбінація панельних дискусій та презентацій з більш інтерактивним форматом відкритого простору, мала свої як переваги, так і недоліки.

Переваги:
◼︎ Учасники змогли познайомитися з останніми тенденціями, які впливають на їх ефективність їх роботи та організації консультацій з громадськістю;
◼︎ Учасники змогли використати отримані нові знання у роботах дискусійних груп під час роботи відкритого простору;

Недоліки:
◼︎ Формат панельних дискусій, презентацій не дозволив учасникам повною мірою включитися, а зокрема – піднімати і ставити комплексні (complex) питання. Переважно ці питання обговорювалися у кулуарах, під час кава-пауз і під час роботи відкритого простору;
◼︎ Окремі спікери не змогли задовільнити потреби аудиторії, яку вони, швидше за все, не досліджували і не знали її проблеми;
◼︎ Одноденна робота у форматі відкритого простору дозволила учасникам ініціювати обговорення, які є значимими для їхньої роботи. Разом з тим, учасникам було недостатньо часу для аналізу глибинних проблем, які стримують співпрацю між ЦОВВ та громадськими організаціями.

2. Завчасна підготовка, підбір і робота з учасниками, дозволили отримати цінні та осмислені результати. Разом з тим, слід відмітити, що під час одноденного відкритого простору учасники змогли лише ознайомитися з форматом роботи та окреслити загальні питання, що стосувалися результативної співпраці органів виконавчої влади та громадськості. Для більш глибох дискусій та розробки якісних проектів рекомендовано проводити повноцінні відкриті простори, які передбачають три дні роботи.

3. Також слід відмітити, що учасники дуже позитивно сприйняли формат роботи та засвідчили у зворотному зв’язку під час завершального кола, що формат відкритого простору може бути ефективним для проведення публічних консультацій. Це дозволяє рекомендувати цей метод для подальшого використання під час організації публічних консультацій з громадськістю за умови дотримання стандартів цього методу.

4. Обговорення учасників показало, що фахівці органів влади використовують переважно старі інструменти у публічних консультаціях, які не дають бажаних результатів (голосування на сайті, поштові розсилки, круглі столи).

Питання про ефективний інструментарій для організації консультацій з громадськістю в умовах перенасичення інформацією, яка швидко старіє, новими комунікаційними каналами, бар’єрами, новими технологіями, залишається відкритим.

Рекомендації

Для СКМУ:

◼︎ Продовжувати впроваджувати інновації, власним прикладом формувати новукультуру та практику взаємодії органів державної влади з громадськістю;
◼︎ Підтримувати регіональні органи виконавчої влади у запровадженні новихформ роботи з громадськістю;
◼︎ Включити у посібник з рекомендаціями фахівцям органів державної влади, які відповідають за роботу з громадськістю, тематичний блок, присвячений партисипативним форматам роботи з великочисельними аудиторіями.

Для ОБСЄ:
◼︎ Для уникнення репутаційних ризиків більш ретельно контролювати роботу підрядників для логістичного забезпечення своїх заходів;
◼︎ Продовжувати підтримувати ініціативи урядових структур у запровадженні інновацій у їх роботі.

Для Open Space Works Cooperative
◼︎ Продовжувати підтримувати ініціативи урядових структур у запровадженні інновацій у їх роботі своєю експертизою;
◼︎ Взяти участь у розробці розділу у посібнику з рекомендаціями фахівцям органів державної влади, які відповідають за роботу з громадськістю, присвяченому партисипативним форматам роботи з великочисельними аудиторіями.

Підготували: Тарас Тимчук, Мар’яна Завійська 

Дата: 19.09.2018