Follow up — це подальші дії або відповіді, які здійснюються після початкової комунікації. Вони є важливим індикатором того, як людина чи організація ставиться до завдань, приймає рішення та комунікує їх. Ефективний follow up зменшує невизначеність, сприяє плануванню та досягненню цілей, а також є маркером управлінської культури вашого партнера чи контрагента.
Чому follow up важливий?
- Показник відповідальності. Швидкий та чіткий follow up демонструє серйозне ставлення до завдань.
- Зменшення невизначеності. Уникається ситуація, коли запити “зависають у повітрі”.
- Оцінка організаційної культури. Рівень і швидкість зворотного зв’язку можуть вказати на ефективність управлінських процесів, внутрішню комунікацію та наявність мандату приймати рішення.
Типи follow up і їх значення з власних спостережень
1. Миттєві, короткі follow up
Характеристика: Відповіді надходять одразу після вашого звернення.
Ознаки:
- Людина має мандат і кваліфікацію для прийняття рішень.
- Швидко вирішує дрібні завдання, щоб не створювати затримок у процесах.
- Демонструє звичку працювати за принципом Getting Things Done (GTD).
Що це означає для вас:
- Висока ймовірність оперативного вирішення питань.
- Надійний партнер із хорошими управлінськими навичками.
2. Вечірні follow up
Характеристика: Відповіді надходять переважно ввечері.
Ознаки:
- Людина правильно пріоритизує завдання.
- Є ознаки перевантаженості, через що рішення щодо дрібних справ відкладаються на кінець дня.
Що це означає для вас:
- Людина здатна приймати рішення, але можливе перевантаження роботою.
- Потрібно врахувати, що їхня швидкість відповіді може залежати від часу доби.
3. Follow up після нагадування
Характеристика: Відповідь надходить лише після вашого додаткового нагадування.
Ознаки:
- Людина має мандат, але відсутня звичка або ресурс приймати рішення вчасно.
- Запити можуть накопичуватися в різних каналах комунікації.
Що це означає для вас:
- Плануйте додаткові нагадування, що збільшує ваші затрати часу (в Spark є така функція, якщо адресат не відповів – нагадати йому).
- Варто враховувати можливі ризики через повільну реакцію.
- Можливо, треба зателефонувати – і це часто працює 🙂
4. Follow up у межах тижня або двох
Характеристика: Відповідь надходить через значний проміжок часу.
Ознаки:
- Людина або організація не має одноосібного мандату приймати рішення.
- Складна структура погодження відповідей.
- Організаційна культура передбачає довгі ланцюжки узгодження.
Що це означає для вас:
- Взаємодія буде більш витратною за часом.
- Важливо чітко планувати комунікації та уникати термінових запитів.
5. Відсутність follow up попри регулярне нагадування
Характеристика: Відповіді взагалі немає або вона значно затримується.
Ознаки:
- Проблеми з менеджментом у контрагента.
- Відсутність мандату, кваліфікації або вміння приймати рішення.
Що це означає для вас:
- Високий ризик втрати часу та ресурсів.
- Варто уникати таких контрагентів або мінімізувати взаємодію.
Практичні висновки
- Аналізуйте стиль follow up ваших партнерів: Це дозволить вам прогнозувати можливі ризики і адаптувати ваші процеси.
- Визначте свої стандарти follow up: Розробіть внутрішні політики для команди, які передбачають швидкість і якість зворотного зв’язку.
- Працюйте над своєю культурою follow up: Швидкий та якісний зворотний зв’язок покращує репутацію і сприяє ефективній співпраці.
- Розумійте контекст: Не всі затримки означають поганий менеджмент. Іноді це результат організаційних особливостей або перевантаження.
- Back up: Якщо бачите ризик перевантаження, ставте резервних адресатів з мандатом приймати рішення на копію в комунікацію.
- Різні швидкості та різне розуміння швидкості: великі бюрократичні організації тяжіють до повільного, часто формального зворотнього зв’язку (де відповісти протягом тижня – це ще швидко); сенс такого зворотнього зв’язку часто втрачається в динамічних умовах і очікувати follow up марна трата часу.
Чек-лист для оцінки культури follow up
- Як швидко надходять відповіді?
- Відповіді надходять швидко від однієї людини чи характерні для усієї організації?
- Чи потрібні додаткові нагадування?
- Чи є хтось ще на копії комунікації?
- Чи відповідають рішення логіці та цілям комунікації? (Наскільки отриманий follow up узгоджується з початковими запитами?)
- Як follow up узгоджується з вашими пріоритетами та дедлайнами?
Ефективна культура follow up — це не лише про швидкість, а й про ясність, якість та відповідність відповідей. Оцінюючи та вдосконалюючи цей аспект, ви зможете не лише підвищити ефективність комунікації, але й створити міцний фундамент для довгострокових партнерств.
Нотатки консультанта 
Залишити коментар